Консульская легализация (далее - легализация) заключается в проверке соответствия документов действующему законодательству государства пребывания и представляет собой установление и засвидетельствование подлинности подписи должностного лица и печати на таких документах с целью использования их в другом государстве.
Функции по легализации выполняют:
- за рубежом - загранучреждения Республики Казахстан;
- в Республике Казахстан - Департамент консульской службы Министерства иностранных дел Республики Казахстан.
Легализации не подлежат документы и акты, которые противоречат законодательству Республики Казахстан или могут по своему содержанию нанести вред интересам Республики Казахстан, или содержат сведения, порочащие честь и достоинство граждан Республики Казахстан.
Легализации не подлежат:
- документы, удостоверяющие личность, кроме свидетельства о рождении;
- водительские удостоверения;
- военные билеты, удостоверения о приписке к призывному участку;
- иные документы и акты в случаях, предусмотренных международными договорами Республики Казахстан и законодательными актами Республики Казахстан.
В загранучреждениях Республики Казахстан за рубежом функции по легализации документов и актов возлагается на консулов Республики Казахстан. По поручению консула легализация может осуществляться и другими консульскими должностными лицами.
Консул принимает к легализации документы и акты, составленные с участием властей консульского округа, удостоверенные ими или исходящие от этих властей.
Требования к документам, подлежащим легализации
Документы принимаются на легализацию как в подлинниках, так и в нотариально заверенных копиях. В нотариально заверенных копиях легализуются учредительные документы юридических лиц, их филиалов и представительств, зарегистрированные в соответствии с ЗакономРеспублики Казахстан от 17 апреля 1995 года «О государственной регистрации юридических лиц и учетной регистрации филиалов и представительств». Если легализация в иностранном дипломатическом представительстве или загранучреждении обусловлена представлением перевода документа с государственного или русского языка на иностранный язык, то легализация нотариально заверенного документа в Департаменте консульской службы может совершаться вместе с его переводом. Перевод может располагаться колонкой на странице с правой стороны (текст на государственном или русском языке слева) или же на отдельной странице. В последнем случае перевод скрепляется с документом.Нотариальное засвидетельствование перевода документа или акта консулом не приравнивается к его легализации. Документы и акты, представляемые для легализации, должны быть написаны ясно и четко, подписи должностных лиц и оттиски печати должны быть отчетливыми.
Пробелы на документах и актах должны быть прочеркнуты. Поправки и приписки должны быть оговорены перед подписью лиц, подписавших документ, и повторены в легализационной надписи, исполненной на государственном или русском языке либо, при необходимости, на иностранном языке. Эти приписки и поправки должны быть сделаны так, чтобы все ошибочно написанное, а затем исправленное и зачеркнутое, можно было прочесть в первоначальном виде. Если поправки и приписки сделаны в легализационной надписи, то они оговариваются и подписываются только должностными лицами, совершающими легализацию.
В тех случаях, когда для легализационной надписи нет места, она совершается на отдельном листе, который подшивается к документу или акту и скрепляется с последним печатью и подписью лица, совершившего легализацию. После того как должностное лицо убедилось, что в соответствии с требованиями настоящих Правил документ или акт может быть легализован, на последнем делается надпись установленного образца.
Департамент консульской службы и загранучреждения ведут реестры по учету документов, прошедших легализацию.
За совершение в соответствии с настоящими Правилами действия по легализации документов и актов с заинтересованных физических и юридических лиц взимается консульский сбор, в соответствии с КодексомРеспублики Казахстан «О налогах и других обязательных платежах в бюджет» (Налоговый кодекс).
Консул Республики Казахстан вправе отказать в легализации документа заявителю. Отказ может быть обжалован вышестоящему должностному лицу, в Департамент консульской службы либо в суд в порядке установленном законодательством Республики Казахстан.